El problema real: quiere resultados de integración, pero no sabe cómo se ve “terminado”
No intenta integrar HubSpot y Encompass por diversión. Quiere respuestas y resultados.
Quiere saber
- Qué campañas y canales realmente generan préstamos financiados.
- Qué oficiales de préstamos y sucursales tienen mejor rendimiento con distintos tipos de leads.
- Dónde se atascan los préstamos y cómo desatascar el embudo.
- Cómo mantener a los prestatarios informados automáticamente sin convertir a su equipo en redactores.
Sin embargo, cuando habla con posibles consultores de integración, la conversación salta directamente a API, middleware, herramientas de sincronización de datos y mapeo de campos. Termina comprando una conexión, no una solución.
La verdad es simple. Si no puede describir sus escenarios y mapeos a nivel de negocio, ningún consultor podrá adivinarlos mágicamente por usted. Hacer este trabajo previo es lo que separa una integración estratégica de otro proyecto costoso.
Respuesta directa: qué debe estar documentado antes de contratar a un consultor de integración
Antes de firmar un contrato, debe tener documentación clara en cuatro áreas
- Escenarios de negocio
Casos de uso reales que describen cómo deben moverse los leads, préstamos y prestatarios entre HubSpot y Encompass. - Mapeo de datos a nivel conceptual
Qué piezas de información deben existir en ambos sistemas y cómo deben relacionarse con contactos, deals y préstamos. - Propiedad de procesos y manejo de excepciones
Quién es responsable de cada parte del recorrido del prestatario y qué debe suceder cuando los datos no coinciden o los procesos fallan. - Requisitos de informes y criterios de éxito
Los paneles y métricas que espera ver una vez que la integración esté “terminada.”
No necesita esquemas técnicos ni código. Necesita descripciones claras y por escrito que un consultor pueda traducir a un diseño sólido.
Paso 1: defina sus escenarios de negocio principales
Los escenarios son narrativas breves que describen cómo deben funcionar las cosas desde la perspectiva del usuario. Son la columna vertebral de su integración.
Debe tener documentados al menos cinco tipos de escenarios.
Tipo de escenario 1: lead nuevo a solicitud
Describa cómo un lead completamente nuevo pasa del primer contacto en HubSpot a una solicitud en Encompass.
Aclare
- De dónde proviene el lead
Búsqueda pagada, socio de referencia, correo electrónico, evento, sitio web, centro de llamadas. - Cómo entra en HubSpot
Formulario, chat, entrada manual, importación, integración. - Qué lo califica para crearse en Encompass
Ejemplo
Cuando un contacto reserva una cita o completa una solicitud breve, se convierte en un expediente de préstamo en Encompass. - Qué datos deben transferirse con él
Datos de contacto, origen, campaña, socio, notas. - Qué tareas o notificaciones deben dispararse
Asignar a un oficial de préstamos, enviar un correo de confirmación, notificar al gerente de sucursal.
Redacte este escenario en lenguaje natural para que cualquier miembro de su equipo pueda leerlo y decir, sí, así debe funcionar.
Tipo de escenario 2: de solicitud a underwriting y condiciones
Describa cómo los cambios de estado en Encompass deben aparecer en HubSpot.
Aclare
- Cómo define las etapas clave del préstamo
Por ejemplo: solicitud tomada, enviada, en procesamiento, underwriting, aprobación condicional, clear to close. - Cuáles de esas etapas importan para HubSpot
Puede que no necesite cada micro paso, pero sí necesita puntos de decisión. - Qué debe hacer HubSpot cuando cambia cada etapa
- Actualizar lifecycle stages o deal stages.
- Disparar actualizaciones por correo o SMS al prestatario.
- Crear tareas internas para los equipos de préstamo.
- Cómo manejar las condiciones
Cuando se solicitan o satisfacen condiciones, decida si HubSpot debe recordar a los prestatarios, notificar a agentes o resaltar expedientes atascados.
Tipo de escenario 3: préstamos denegados, retirados o cancelados
Estos resultados a menudo se ignoran, y eso es un error.
Documente
- Cómo se definen estos estados dentro de Encompass.
- Qué debe hacer HubSpot cuando ocurren.
- Detener ciertas secuencias de nutrición.
- Activar recorridos de re-nurturing o reparación de crédito cuando corresponda.
- Notificar a los socios de referencia que el préstamo no avanzó.
- Cómo deben aparecer en tus informes.
Por ejemplo, incluir solicitudes denegadas en los gráficos de embudo y en los análisis de conversión.
Tipo de escenario 4: préstamos listos para cerrar y cerrados
Tu mejor activo de marketing es un prestatario satisfecho y con el préstamo cerrado.
Aclare
- Cuándo se considera que un préstamo está “cerrado” a efectos de informes.
- Cómo HubSpot debe registrar el evento.
Actualización de la etapa del trato, fecha de cierre, importe, tipo de préstamo. - Qué campañas posteriores al cierre deberían activarse.
Reseñas, referencias, venta cruzada, nutrición para refinanciación, ofertas de productos bancarios. - Cómo deben notificarse los socios.
Correo electrónico automático a agentes o gerentes de relaciones, notas internas de celebración.
Tipo de escenario 5: flujos de trabajo para socios y sucursales
Si trabajas con agentes, constructores, cooperativas de crédito o sucursales, documenta cómo quieres que sea su experiencia.
Aclare
- Cuándo deben ser notificados sobre el estado del prestatario.
- Cómo quieres atribuir los préstamos financiados a socios o sucursales específicos.
- Qué datos deberían devolverse a ellos y a través de qué canales.
Cuando estos escenarios estén escritos, tu consultor tendrá un mapa del comportamiento que la integración debe soportar.
Paso 2: mapea a alto nivel los datos entre HubSpot y Encompass
El mapeo de datos no se trata de nombres de campos en bruto en esta etapa. Se trata de ponerse de acuerdo sobre qué conceptos viven en cada lugar.
Deberías cubrir al menos cinco categorías de mapeo.
Categoría de mapeo 1: personas
Define cómo representas a los seres humanos en cada sistema.
Aclare
- Cuándo un contacto de HubSpot debe corresponder a un prestatario en Encompass.
- Cómo manejarás a los co-prestatarios y cónyuges.
- Qué campos son tus identificadores primarios.
Correo electrónico, teléfono, ID externo o una combinación. - Qué ocurre cuando hay discordancia.
Por ejemplo, mismo correo electrónico pero diferente nombre.
Documenta qué campos son autoritativos en cada sistema. En muchos casos
- HubSpot es autoritativo para marketing y contexto de socios.
- Encompass es autoritativo para los datos verificados del prestatario.
Categoría de mapeo 2: préstamos y tratos
Define cómo conectarás un préstamo en Encompass con un objeto en HubSpot.
Decide si
- Cada préstamo se mapeará a un solo trato en HubSpot.
- Un contacto puede tener múltiples tratos a lo largo del tiempo.
- Necesitas objetos personalizados para representar estructuras de préstamo especiales o elementos relacionados.
Enumera los campos esenciales del préstamo que deben existir en HubSpot, como
- Tipo de préstamo
- Importe del préstamo
- Tipo de tasa o estructura básica
- Etapa o estado
- Fechas importantes
Este mapeo determina cómo construirás tus informes y automatizaciones alrededor de los tratos.
Categoría de mapeo 3: propiedades
Aclara cómo aparecerá la información de la propiedad en HubSpot.
Decide
- Si los datos de la propiedad estarán en los tratos, en objetos de propiedad separados o en empresas.
- Qué campos de la propiedad importan para la segmentación y los informes.
Tipo de propiedad, ocupación, ubicación, rango de precio.
Los datos de la propiedad suelen ser clave para marketing geográfico y venta cruzada futura, así que plánificalo intencionalmente.
Categoría de mapeo 4: fuentes y atribución
Una gran razón para integrar es ver qué leads se convierten en préstamos.
Documente
- Cómo defines la fuente original y las campañas en HubSpot.
- Cómo deben preservarse cuando se crea un préstamo en Encompass.
- Qué campos de atribución Encompass nunca debería sobrescribir.
Decide qué consideras la “fuente de la verdad” para los datos de fuente y campaña y hazlo explícito.
Categoría de mapeo 5: resultados
Finalmente, documente los campos de resultado.
Aclare
- Cómo se representarán los préstamos financiados en HubSpot
Etapa del trato, monto cerrado, fecha. - Qué códigos de resultado importan
Financiación, razones de denegación, retiradas. - Cómo se agregan esos códigos en los paneles
Por ejemplo, agrupar razones en categorías para análisis.
Esto es lo que permite que sus informes futuros coincidan con lo que sus ejecutivos esperan ver.
Paso 3: documente la propiedad, las excepciones y las reglas de protección
Las integraciones no fallan por los escenarios de camino feliz. Fallan cuando sucede algo inesperado y nadie sabe quién es responsable.
Debe definir tres cosas.
Propiedad
Enumere el rol o el equipo que es responsable de
- Configuración de HubSpot y la higiene de datos.
- Configuración de Encompass y la higiene de datos.
- Rendimiento de la integración y monitoreo.
- Gobernanza de informes y paneles.
Esto evita que se culpen unos a otros cuando los campos no coinciden o los números parecen incorrectos.
Excepciones
Describa qué debe suceder cuando
- Un registro no puede coincidir entre sistemas.
- Faltan datos obligatorios o son inválidos.
- Se desencadena un flujo de trabajo que no debería, o no se desencadena cuando debería.
Decida si las excepciones deben
- Crear tickets.
- Enviar alertas por correo electrónico.
- Registrarse y revisarse semanalmente.
Incluso un simple plan de excepciones de una página le ahorrará horas más adelante.
Reglas de protección
Defina lo no negociable, como
- Datos que nunca deben ser sobrescritos por la integración.
- Etapas que solo pueden cambiarse dentro de Encompass, no en HubSpot.
- Campos que deben permanecer de solo lectura en el CRM.
Estas reglas de protección salvaguardan el cumplimiento y reducen el riesgo de que usuarios bien intencionados “corrijan” datos en el sistema equivocado.
Paso 4: defina los requisitos de informes en lenguaje sencillo
Si no puede describir los informes que desea sin jerga técnica, aún no están lo suficientemente definidos.
Escriba los informes que absolutamente espera ver cuando la integración esté completa.
Ejemplos
- “Queremos un panel que muestre los préstamos financiados por fuente original, campaña y oficial de préstamos para cualquier intervalo de fechas.”
- “Queremos ver dónde se están estancando los préstamos por etapa, sucursal y producto, para poder solucionar los cuellos de botella.”
- “Queremos comparar las tasas de cierre y los tiempos de ciclo para diferentes socios de referencia y canales de marketing.”
- “Queremos saber cuántos contactos de una secuencia de nutrición específica llegaron a crear una solicitud y financiar un préstamo.”
Para cada informe, documente
- La pregunta central.
- Los periodos de tiempo que le interesan.
- Las dimensiones por las que quiere segmentar, como sucursal, oficial de préstamos, producto, fuente.
Estas descripciones se convierten en el plano que su consultor usará para diseñar objetos, campos y relaciones.
Paso 5: capture escenarios específicos del prestamista y del banco
Los prestamistas hipotecarios y los bancos tienen una complejidad adicional que las plantillas genéricas de integración ignoran.
Documente los escenarios que son únicos para usted, como
- Préstamos de cartera frente a mercado secundario y cómo desea informarlos por separado.
- Productos bancarios que deberían ofrecerse después del cierre, como HELOCs, cuentas de depósito o tarjetas de crédito.
- Restricciones regulatorias sobre lo que puede moverse entre sistemas y cómo deben mantenerse las pistas de auditoría.
- Diferentes flujos de trabajo para canales directos al consumidor, minoristas y impulsados por socios.
Cuanto más claramente describa estas realidades, más probable es que su consultor diseñe un sistema que las ajuste.
Ejemplo del mundo real: cómo un buen trabajo previo cambia un proyecto de HubSpot y Encompass
Considere dos prestamistas que inician proyectos similares.
El Prestamista A no documenta escenarios ni el mapeo por adelantado
- El consultor pasa la primera mitad del proyecto entrevistando a las partes interesadas y adivinando los requisitos.
- El trabajo técnico empieza antes de que exista un entendimiento compartido de etapas, propiedad o informes.
- Cuando la integración entra en funcionamiento, los informes no coinciden con las expectativas y la automatización falla.
- El proyecto se etiqueta como "demasiado complejo" y se degrada en silencio.
El prestamista B documenta escenarios y mapeos antes de contratar
- Escenarios de negocio, mapeos de alto nivel e informes centrales están claramente redactados.
- El consultor puede proponer un diseño y un cronograma rápidamente, con menos horas de descubrimiento.
- El mapeo de campos, las reglas de flujo de trabajo y los paneles están directamente vinculados a las necesidades documentadas.
- Cuando la integración entra en funcionamiento, hay menos sorpresas y las correcciones son más fáciles de priorizar.
La diferencia en el resultado no es solo habilidad técnica. Es preparación.
Cómo Proven ROI usa sus escenarios y mapeos una vez que existen
Cuando acude a un socio como Proven ROI con este trabajo previo hecho, obtiene más valor de cada hora.
Podemos
- Traducir sus escenarios a un documento formal de diseño de integración.
- Proponer modelos de objetos específicos, conjuntos de propiedades y marcos de flujo de trabajo en HubSpot.
- Alinear la configuración de Encompass con sus objetivos de informes y automatización.
- Construir paneles y alertas que respondan directamente a las preguntas que usted anotó.
En lugar de pasar semanas tratando de descubrir lo que quiere, empleamos nuestro tiempo en hacer que lo que desea sea real y fiable.
Conclusión: documente primero, contrate después
Contratar a un consultor de integración de HubSpot y Encompass sin escenarios y mapeos documentados es como contratar a un arquitecto sin una idea clara de cuántas habitaciones necesita.
Si se toma el tiempo para
- Describir sus escenarios de negocio clave desde el lead hasta el préstamo financiado.
- Mapear personas, préstamos, propiedades, fuentes y resultados a nivel conceptual.
- Definir la propiedad, las excepciones y los límites de control.
- Anotar los informes que espera ver cuando el proyecto esté "terminado".
Convertirá un proyecto de integración arriesgado en una iniciativa empresarial focalizada con criterios claros de éxito.
Esa preparación hace a cualquier consultor más eficaz. También le prepara para obtener lo que realmente desea de una integración entre HubSpot y Encompass: datos limpios, informes fiables y automatización que le ayuda a cerrar más préstamos con menos caos.