Paga por las herramientas que utilizas. Utiliza las herramientas por las que pagas.
Revisamos cada sistema y suscripciones en tu organización, detectamos solapamientos, desperdicio y carencias, y te entregamos una hoja de ruta práctica para ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo.
¿Te suena familiar?
Seis problemas tecnológicos a identificar y cómo ayudamos a resolver cada uno
El gasto en software crece con compras razonables individuales. El desperdicio solo se muestra cuando alguien analiza el panorama completo.
Pagas por tres herramientas que hacen el mismo trabajo.
Marketing, ventas y operaciones compraron cada uno su propia herramienta de programación, formularios o intercambio de archivos. Nadie posee la lista completa.
Inventariamos cada suscripción, mapeamos funciones solapadas y recomendamos qué herramienta conservar según ajuste, adopción y términos contractuales.
Se pagan licencias que rara vez se usan.
Las plazas quedan asignadas a exempleados, los niveles premium cubren funciones que nadie activó y la incorporación nunca se completó.
Revisamos datos de acceso y uso cuando están disponibles, entrevistamos a las personas que usan cada sistema y separamos las herramientas que necesitan formación de las que deben eliminarse.
Los datos viven en silos y la gente los reescribe.
Los leads se copian de formularios al CRM, las facturas se vuelven a introducir en la contabilidad y los informes se ensamblan en hojas de cálculo.
Rastrearemos dónde se crean y copian los registros y recomendaremos integraciones o automatizaciones que muevan los datos una sola vez con una responsabilidad clara.
Falta una capacidad que necesitas.
Los equipos sortean vacíos con listas manuales, buzones compartidos o hojas de cálculo paralelas porque ningún sistema hace el trabajo.
Comprobamos si una herramienta existente ya ofrece la función antes de sugerir nada nuevo y dimensionamos una compra o desarrollo a medida solo cuando está justificado.
El sistema ya no se ajusta a cómo trabajas.
Una plataforma elegida hace años ahora obliga a soluciones engorrosas, o una herramienta pensada para empresas abruma a un equipo pequeño.
Comparamos tus flujos de trabajo reales con el sistema que tienes y evaluamos reconfiguración, integración y sustitución con compensaciones honestas para cada opción.
Las renovaciones llegan antes de que alguien las revise.
Los contratos se renuevan automáticamente en niveles superiores, suben los precios sin que se note y nadie conoce los plazos de aviso.
Creamos un calendario de renovaciones con responsables, fechas de aviso y puntos de decisión para que cada contrato se revise cuando aún tengas opciones.
Cómo decidimos
Usa lo que tienes antes de comprar lo que no tienes.
Nuestras recomendaciones siguen un orden simple: configurar, conectar, consolidar y luego añadir. Cuando la IA o el software a medida son la respuesta correcta, nuestro equipo de Desarrollo de software con IA puede construirlo con tus aprobaciones y normas de privacidad establecidas.
Primero las herramientas existentes
Antes de recomendar cualquier compra, comprobamos si un sistema que ya pagas puede hacer el trabajo mediante configuración, formación o un conector.
Integrar antes de reemplazar
Reemplazar conlleva costes de migración, reciclaje y riesgo. Lo recomendamos solo cuando la integración o la reconfiguración no pueden cerrar la brecha.
IA donde encaja
La IA y el software a medida se consideran para trabajos repetitivos y de alto volumen como la captura de documentos o el emparejamiento de registros, no se añaden por sí mismos.
Las personas aprueban lo que importa
Cualquier automatización que contacte con clientes, modifique registros financieros o trate datos personales mantiene a un responsable humano designado en el circuito.
Números honestos
Los ahorros parten de tu punto de referencia, no de una promesa comercial.
Cada pila es diferente, por eso no calculamos ahorros antes de evaluar. Lo que obtienes es una visión clara del coste y esfuerzo actuales y rangos realistas que puedes comprobar.
Establecer la línea base
Documentamos el gasto actual en suscripciones, el número de plazas, los términos contractuales y las horas que tu equipo reporta dedicar a traspasos manuales. Tus cifras, no promedios de la industria.
Estimación con rangos
Para cada recomendación mostramos las entradas detrás de la estimación, un rango conservador y uno esperado, y el coste único para llegar allí, como migración o formación.
Indicar las suposiciones
Si un ahorro depende de la adopción, de un contrato renegociado o de que un proveedor acepte degradar un servicio, lo indicamos claramente. No garantizamos las cifras de ahorro.
Medir tras el cambio
Donde implemente una recomendación, sugerimos cómo comparar el gasto y el tiempo frente a la línea base para que pueda ver qué cambió realmente.
Lo que recibe
Ocho entregables con los que puede actuar la semana en que los recibe
Inventario tecnológico
Todos los sistemas, suscripciones e integraciones en un registro, con propietario, coste, plazas, fecha de renovación y los equipos que dependen de ellos.
Hallazgos de solapamiento y uso
Herramientas duplicadas, plazas inactivas, funciones premium sin usar y herramientas en la sombra que quedan fuera de la supervisión de TI.
Mapa de flujo de datos
Dónde se crean, copian e informan los registros clave como contactos, pedidos y facturas, con cada paso manual detallado.
Análisis de brechas de capacidad
Trabajos que su equipo necesita realizar y que ningún sistema actual cubre bien, y si corresponde configurar, integrar, comprar o desarrollar.
Cuadro de puntuación de ajuste
Cómo cada sistema principal encaja con sus flujos de trabajo, tamaño de equipo y planes de crecimiento, con una recomendación de mantener, ajustar, consolidar o retirar.
Calendario de renovaciones y licencias
Renovaciones próximas, plazos de aviso y la decisión que debe tomar antes de cada una.
Notas sobre privacidad y acceso
Dónde reside la información sensible, quién puede acceder a ella y los riesgos introducidos por herramientas no gestionadas o permisos amplios.
Hoja de ruta priorizada
Un plan ordenado que clasifica las acciones por valor esperado, esfuerzo y riesgo, separando las ganancias rápidas de los proyectos mayores.
La hoja de ruta
Una secuencia que se autofinancia por fases
Cada etapa termina con una revisión para que pueda ajustar, pausar o continuar según lo que haya cambiado.
- ETAPA 01
Mejoras rápidas
Eliminar plazas inactivas, cancelar duplicados evidentes antes de sus fechas de aviso y activar funciones que ya posee. Bajo esfuerzo, bajo riesgo.
- ETAPA 02
Conectar lo que se mantiene
Integrar los sistemas principales que conserve para que los registros fluyan una sola vez, y retirar las hojas de cálculo y los pasos de copiar y pegar que los conectaban.
- ETAPA 03
Consolidar y ajustar tamaño
Trasladar equipos a plataformas compartidas donde tenga sentido, ajustar los niveles de plan al uso real y renegociar en la renovación con datos en mano.
- ETAPA 04
Cerrar brechas reales
Donde aún falta una capacidad, dimensionar una compra, un flujo de trabajo asistido por IA o un desarrollo a medida, cada uno con pasos de aprobación humana y un piloto medido.
Preguntas
Preguntas frecuentes sobre la evaluación del stack tecnológico
Es una revisión estructurada del software, las suscripciones y las integraciones que utiliza su organización. Analizamos coste, adopción, solapamientos, flujo de datos y ajuste, y luego recomendamos qué mantener, conectar, consolidar, retirar o añadir.
Solo cuando sea justificado. Nuestro primer paso es siempre comprobar si una herramienta que ya paga puede cubrir la necesidad mediante configuración, formación o una integración. Las compras nuevas son la última opción, no la primera.
No podemos prometer una cifra antes de ver su stack. La evaluación establece su gasto real de referencia y el tiempo en trabajo manual, y luego estima rangos realistas para cada recomendación con las suposiciones mostradas. Los resultados dependen de lo que elija implementar y de las condiciones de los proveedores.
La IA y el software a medida son opciones para trabajos específicos y repetitivos como leer documentos, emparejar registros o enrutar solicitudes. Las recomendamos cuando encajan mejor que una función existente, y las diseñamos con aprobación humana para acciones sensibles.
Normalmente una lista de suscripciones y facturas, acceso de administrador o solo lectura a informes de uso cuando estén disponibles, y entrevistas breves con las personas que usan cada sistema. Pedimos el mínimo acceso necesario y seguimos sus políticas de privacidad y seguridad.
Puede implementar la hoja de ruta internamente o con nosotros. Proven ROI se ocupa de la implementación de CRM, integraciones, automatización de flujos de trabajo y desarrollo de software de IA, de modo que el mismo equipo que detectó la brecha puede ayudar a cerrarla.
Servicios relacionados
Desarrollo de software de IA
IA personalizada que realiza trabajo real dentro de sus sistemas
Servicios de integración de API
Conectar los sistemas que decida mantener
Workflow Automation
Retirar entregas manuales y la reintroducción de datos manual
Consultoría y estrategia de IA
Decide dónde encaja la IA en su negocio